Tankar efter Workhack - ordning och reda betalar sig
Under lunchdiskussionerna och även efteråt är det några deltagare som undrat varför jag fick upp ögonen för de här metoderna och vad som gör att jag fortsätter att använda dem. Svaret är tvådelat: I första steget handlade det om att ta kontrollen över mina nya arbetsuppgifter. I det andra om att jag insåg att tiden som jag la ner på att fundera på hur jag skulle skriva upp mina arbetsuppgifter betalade sig.
Gneo – en app för Eisenhower-matrisen
Gneo har gett sig in i getingboet med appar och tjänster för att göra listor genom att spela ner hela listmetaforen. Istället är det Eisenhower-matrisen som är den primära vyn för det som behöver göras, med möjlighet att enkelt flytta uppgifter mellan de olika hörnen.
Töm dina inkorgar
Ställ därför samma fråga – “Vad är det här?” – oavsett i vilken inkorg något dyker upp. Skräp slänger du. Referensmaterial sparar du i rätt mapp på datorns hårddisk. Enkla frågor får snabba svar. Bokningar åker direkt in i kalendern. Och alla uppgifter du ska göra, dem skriver du upp på din att-göra-lista.
Mapparna som ger e-posten struktur
Ett sätt att hantera inflödet är att fundera på vad en *vet* är viktigt och vad en *vet* är mindre viktigt och låta tekniken automatiskt hantera de mail som faller i någon av de båda kategorierna. Automationen handlar om att använda filterfunktioner i både e-postprogram och på e-postserver för att flytta inkommande mejl till en specifik mapp eller använda en smart mapp för att visa ett urval av det som finns i min inkorg.
Visa mig ett e-postprogram där inkorgen heter Arkiv
Att ta kontroll över e-posten handlar istället om att låta Inkorgen vara en inkorg och skapa rutiner och skaffa verktyg för att hantera det som dyker upp där. Det är inte en slump att mappen där ny e-post dyker upp heter Inkorg och inte Arkiv.
Arkiv, uppgifter, möten – var sak på sin plats
En inkorg är alltså ett arkiv. Men för att inkorgen ska kunna vara en inkorg och inte ett arkiv krävs det att du vet var det som hamnar i inkorgen egentligen hör hemma. Att vi pratar om e-post just nu är egentligen ointressant. “E-post” säger inget om vad det är du fått, bara hur du fick det. Principerna gäller alla dina inkorgar, digitala så väl som fysiska.
Fem frågor som tömmer dina inkorgar
När du har en lista att skriva ned dina uppgifter på och en kalender för dina mötesbokningar är det dags att börja tömma inkorgen. Och det gör du genom att ställa ett antal ja- och nej-frågor. Börja uppifrån och jobba dig nedåt tills dess att svaret är ett ja:
Vilka mappar behöver finnas i ditt e-postprogram?
Vilka arkivmappar behöver din inkorg ha? Ett arkiv för allt, eller specifika arkiv för enskilda kontakter eller projekt? Och om man lyfter blicken från e-posten: Ska allt som kommer till dig via e-posten också sparas i en mapp i e-postprogrammet eller är det bättre att spara i en mapp på datorns hårddisk?
Skriv ditt mejl nu, men skicka det senare
Dagens e-posttips passar särskilt bra att publicera just idag, en söndag: Undersök om ditt e-postprogram eller den e-posttjänst du använder har funktioner för att schemalägga när mejlen du skriver ska skickas.
Listan som räddar dig från e-postfällan
Sedan några år tillbaka börjar jag inte med att kolla e-posten när jag kommer till jobbet. Direkt avgörande för att undvika den fällan är hur varje arbetsdag avslutas: Med att bestämma vad som är morgondagens viktigaste uppgifter.
Alla taggar.